Nguồn nguyên liệu tiêu chuẩn cho bếp khách sạn

Chất lượng nguồn nguyên liệu quyết định phần lớn đến độ tươi ngon và hương vị món ăn khi phục vụ thực khách. Do đó việc lựa chọn nhà cung cấp tốt rất quan trọng trong kinh doanh dịch vụ ẩm thực trong khách sạn. Bài viết  sau đây sẽ chia sẻ đến các chủ đầu tư những tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn nhà cung ứng thực phẩm cho khách sạn.

1. Nên chọn nhà cung ứng tổng hợp hay riêng lẻ cho từng mặt hàng ?

Với đặc thù kinh doanh ẩm thực, khách sạn sẽ cần nhiều loại thực phẩm khác nhau: thịt, cá, hải sản, rau củ quả, gia vị… cung ứng cho quá trình chế biến món ăn phục vụ thực khách. Vậy câu hỏi đặt ra là nên chọn nhà cung ứng nguyên liệu tổng hợp hay riêng lẻ? Câu trả lời hầu hết của những chuyên gia trong ngành là nên hợp tác với nhà cung ứng tốt nhất riêng cho từng nhóm nguyên liệu: nhà cung cấp thịt, nhà cung cấp cá – hải sản, nhà cung cấp rau củ quả, nhà cung cấp gia vị… Việc chọn từng nhà cung ứng riêng cho từng nhóm nguyên liệu này có điểm cộng là họ chuyên về một nhóm thực phẩm nên kinh nghiệm chọn hàng – chất lượng nguyên liệu – quy trình vận chuyển cũng chuyên nghiệp và đảm bảo hơn.

2. Những tiêu chí khi lựa chọn nhà cung cấp 

Chất lượng nguồn nguyên liệu tươi ngon

Khi lựa chọn nhà cung cấp cho bếp khách sạn, yếu tố chất lượng nguồn nguyên liệu phải được đặt lên hàng đầu. Bởi nguồn nguyên liệu tươi, đạt chuẩn thì mới chế biến ra những món ăn hấp dẫn và ngon miệng. Một nhà cung ứng tốt cần phải đưa ra được cam kết luôn cung ứng nguồn hàng chất lượng hàng tốt cũng như nguồn gốc hàng hóa rõ ràng.

Chính sách giá hợp lý

Giá cả nguồn nguyên liệu chính là yếu tố quyết định đến giá thành món ăn và sâu xa hơn là lợi nhuận của khách sạn. Vì thế  khi chọn nhà cung cấp, khách sạn cần quan tâm đến vấn đề giá cả. Mức giá cho mặt hàng đó có phải là giá trung bình trên thị trường hay không? Tuy nhiên, nếu giá cao hơn đôi chút so với mặt bằng chung nhưng có cam kết về chất lượng hàng hay nhiều chính sách hỗ trợ hơn các nhà cung cấp khác thì khách sạn có thể cân nhắc lại để có được sự lựa chọn tốt nhất.

Chính sách hậu mãi tốt

Bên cạnh tiêu chí về chất lượng thực phẩm, giá cả thì dịch vụ hậu mãi (chính sách sau bán hàng) cũng là yếu tố cần xem xét trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp. Một đơn vị có chính sách hậu mãi tốt sẽ cam kết đổi trả nhanh nếu nguồn nguyên liệu không đảm bảo chất lượng mà nguyên nhân xác định là do phía nhà cung cấp. Hay sẵn sàng hỗ trợ, giao nhanh thực phẩm nếu khách sạn rơi vào thời gian cao điểm vả  phát sinh nhu cầu sử dụng nhiều.

Thời gian giao hàng nhanh

Một nhà cung cấp tốt và phù hợp tất nhiên sẽ phải đảm đảo thời gian giao hàng theo yêu cầu, dù là cuối tuần hay lễ tết. Điều đó cũng thể hiện năng lực nhà cung ứng như thế nào. Bởi nếu giao hàng trễ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn, lên món trễ khiến khách khó chịu hay bỏ qua những thực khách tiềm năng vì không thể đợi lâu. Vì những vấn đề trên mà chất lượng dịch vụ của khách sạn xây dựng nên sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều.

Phương thức thanh toán linh hoạt

Phương thức thanh toán cho nhà cung cấp cũng là vấn đề cần xem xét và thỏa thuận trước khi hợp tác. Một nhà cung cấp tốt sẽ áp dụng phương thức thanh toán linh hoạt cho khách hàng của mình, có thể nhanh toán ngay khi giao hàng hoặc thanh toán theo tuần, nửa tháng… tùy vào thoả thuận của hai bên.

3. Quy trình lựa chọn nhà cung cấp thực phẩm cho bếp khách sạn

Bước 1: Thu thập thông tin các nhà cung cấp

Để biết nhà cung cấp dự định hợp tác là đơn vị như thế nào, điều đầu tiên khách sạn cần làm là phải thu thập thông tin về nhà cung cấp bằng nhiều nguồn khác nhau. Có thể tham khảo thông tin trên các diễn đàn, mạng xã hội hoặc liên hệ những đơn vị hiện đang sử dụng thực phẩm do những đơn vị đó cung ứng.

Bước 2: Đánh giá thông tin và chọn nhà cung ứng tiềm năng

Sau khi đã thu thập được những thông tin cần thiết thì bước tiếp theo chính là phân tích, đánh giá ưu – nhược điểm của từng nhà cung cấp. Nhân viên bộ phận thu mua nên đến trực tiếp cơ sở của nhà cung cấp để đánh giá thực tế. Và căn cứ vào những tiêu chí đặt ra, bạn sẽ khoanh vùng chọn những đơn vị muốn hợp tác.

Bước 3: Đàm phán với nhà cung ứng

Đây là giai đoạn bộ phận thu mua của khách sạn tiến hành đàm phàn với từng nhà cung cấp về yêu cầu từng nguyên liệu, thời gian giao hàng, thủ tục và hình thức thanh toán… Nếu nhà cung ứng nào đáp ứng được yêu cầu từ phía khách sạn thì xếp vào nhóm nhà cung cấp tiềm năng theo thứ tự ưu tiên.

Bước 4: Giai đoạn cung ứng hàng hóa thử nghiệm

Đến bước này, bộ phận thu mua của khách sạn sẽ triển khai cho nhà cung cấp trong danh sách tiềm năng cung ứng hàng hóa thử nghiệm trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu đơn vị này tuân thủ được những cam kết ban đầu như đã đàm phán thì có thể đặt quan hệ hợp tác lâu dài. Nếu không đạt yêu cầu, cần thử nghiệm thêm từ các nhà cung ứng tiếp theo trong danh sách tiềm năng.

Bước 5: Ký hợp đồng hợp tác chính thức

Khi đã chọn được nhà cung cấp ưng ý và muốn thiết lập mối quan hệ lâu dài, giữa hai bên cần ký hợp đồng hợp tác. Về thời hạn hợp đồng, sẽ tuỳ vào thoả thuận của cả hai bên. Sau khoảng thời gian định kỳ như trong hợp đồng, bộ phận thu mua khách sạn nên lên kế hoạch tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp: chất lượng nguồn nguyên liệu có đảm bảo hay không, thời gian giao hàng như thế nào… để xem xét tiếp tục hợp tác hay tìm nhà cung cấp khác phù hợp hơn.

Mối quan hệ giữa khách sạn và nhà cung cấp là mối quan hệ lâu dài – hơn nữa lại ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của cơ sở lưu trú. Vì thế, khách sạn nên cần tập trung nhiều thời gian tìm hiểu kỹ trước khi hợp tác. Mong rằng bài viết đã cung cấp cho chủ đầu tư khách sạn những thông tin tham khảo hữu ích. Để biết thêm về dịch vụ quản lý vận hành của chúng tôi, vui lòng liên hệ với HSSC Hospitality theo Hotline: (+84) 903.718.836 để được tư vấn đầy đủ nhất.