Trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn, SOP là thuật ngữ vô cùng phổ biến đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả, chất lượng công việc. Trong bài viết ngày hôm nay,  HSSC Hospitality xin chia sẻ về khái niệm SOP và vai trò của SOP trong quản lý vận hành các bộ phận tại khách sạn.

1. SOP là gì ?

SOP – Viết tắt của Standard Operating Procedure có nghĩa là quy trình vận hành tiêu chuẩn được tạo ra nhằm hướng dẫn nhân viên và duy trì chất lượng công việc. SOP được ứng dụng cho nhiều lĩnh vực hiện nay như hàng không, giáo dục, quân sự, du lịch,…Trong đó ngành du lịch khách sạn được áp dụng nhiều hơn cả. SOP giúp những nhân viên mới thích nghi với công việc một cách nhanh chóng, hạn chế sai sót, mang lại hiệu quả công việc cao.

2. SOP trong khách sạn là gì ?

SOP được ứng dụng trong việc tạo lập những quy trình vận hành tiêu chuẩn cho riêng mỗi bộ phận trong khách sạn như: lễ tân, nhà hàng, setup đồ, buồng phòng,… giúp cho việc hướng dẫn cũng như duy trì chất lượng, hiệu quả công việc một cách tốt nhất. Mỗi bộ phận trong khách sạn sẽ có SOP khác nhau, tương ứng với từng nghiệp vụ riêng biệt. Ví dụ bộ phận lễ tân sẽ có các SOP như: quy trình check-in, check-out, quy trình dẫn khách lên nhận phòng, kiểm soát chìa khóa phòng của khách,…

Tuy vậy, đặc điểm chung của những quy trình vận hành tiêu chuẩn này là đảm bảo về khối khối lượng công việc, đặc điểm của từng công đoạn cũng như thời gian tiêu chuẩn để để thực hiện công việc. Ngoài ra không thể thiếu trình độ chuyên môn, kỹ năng làm việc và nghiệp vụ để thực hiện công việc.

3. Vai trò của SOP trong quản lý vận hành khách sạn

Vì sao cần có SOP trong khách sạn?

SOP được xây dựng sau khi hoàn tất quá trình nghiên cứu công việc của từng bộ phận. Vì thế SOP chính là công cụ hỗ trợ các bộ phận, các công đoạn công việc liên kết với nhau và được triển khai tốt hơn. Vai trò của SOP trong khách sạn có thể kể đến như:

• Là cơ sở để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc ở từng vị trí trong khách sạn.
• Là cơ sở để đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên
• Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất công việc, đảm bảo công việc được thực hiện nhất quán
• Mang lại trải nghiệm tốt và đồng nhất cho khách hàng

Xây dựng quy trình SOP khoa học

Mỗi bộ phận, vị trí trong khách sạn sẽ được áp dụng quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP riêng, quy trình này cần được xây dựng phù hợp vớ từng vị trí cụ thể. Các chuyên gia xây dựng SOP có thể nghiên cứu và tham khảo quy trình của những khách sạn khác để học hỏi và tránh những sai lầm không mong muốn.

Đảm bảo thực hiện đúng quy trình SOP

Đảm bảo nhân viên luôn thực hiện đúng và đủ quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP nhằm mang lại hiệu quả công việc tốt nhất. Ngoài ra, nhân viên cũng là người hỗ trợ phát hiện ra những quy trình chưa hợp lý trong SOP và báo cáo lại với cấp trên để có giải pháp điều chỉnh kịp thời.

Quản lý cần giải thích từng quy trình cho nhân viên thật chi tiết và giám sát quá trình thực hiện SOP chặt chẽ. Ngoài ra, việc lắng nghe ý kiến từ nhân viên cũng vô cùng quan trọng, tổng hợp thông  để phân tích và có kế hoạch điều chỉnh SOP phù hợp, hoàn chỉnh.

4. Làm sao để vận hành SOP hiệu quả

Đối với cấp nhân viên

Nhân viên là những người trực tiếp thực hiện các công việc trong quy trình vận hành tiêu chuẩn SOP, chính vì vậy mà mỗi nhân viên cần có trách nhiệm tuân thủ chặt chẽ quy trình được đề ra. Để khắc phục những bất cập tồn tại trong các công đoạn, nhân viên có trách nhiệm phản ánh kịp thời cho quản lý nhằm đưa ra giải pháp để hoàn thiện quy trình này.

Đối với cấp quản lý

Cấp quản lý cần phải nghiên cứu và am hiểu bản chất công việc cũng như các vị trí trong phạm vi quản lý của mình. Bên cạnh đó, quản lý có nhiệm vụ đào tạo và giải thích cụ thể, chi tiết về mỗi một quy trình cho nhân viên, kết hợp giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình thực hiện quy trình SOP và lắng nghe những ý kiến phản hồi từ nhân viên của mình. Từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp nhằm mang lại hiệu quả cũng như xây dựng một quy trình SOP khoa học cho khách sạn.

Để biết thêm chi tiết về cách thức triển khai xây dựng SOP như thế nào, vui lòng liên hệ với HSSC Hospitality theo Hotline: (+84) 903.718.836 để nhận được tư vấn từ những chuyên gia của chúng tôi.

_______________________________________

Mời bạn đăng ký bản tin trong đường link này để luôn nhận được các thông tin mới nhất từ HSSC Hospitality !