Khách sạn hoạt động ổn định, doanh số tăng trưởng và khách hàng có những trải nghiệm tốt là những điều mà chủ đầu tư nào cũng mong muốn.

Trong khách sạn sẽ có những bộ phận nào?

• Bộ phận điều hành – Executive management

Đây là bộ phận cao nhất của khách sạn, sẽ quyết định những tất cả vấn đề của khách sạn, resort. Bộ phận điều hành thông thường sẽ gồm: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc. Ở những khách sạn, resort có quy mô lớn sẽ có thêm các chức vụ Giám đốc điều hành, Phó Giám đốc điều hành.

Bộ phận điều hành sẽ kết hợp cùng các trưởng bộ phận khác tạo thành ban lãnh đạo. Họ sẽ đưa chịu trách nhiệm quản lý, vận hành và đảm bảo hoạt động kinh doanh đã cam kết với Chủ đầu tư.

Bộ phận điều hành sẽ quyết định chọn đơn vị quản lý vận hành để giúp họ vận hành khách sạn, resort hoặc họ sẽ tự quản lý. Tuy nhiên, việc kết hợp với đơn vị quản lý, vận hành luôn có những lợi ích nhất định.

• Bộ phận lễ tân – Front Office

Bộ phận lễ tân là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và kết nối với các bộ phận khác để cùng phục vụ tốt nhất. Đây là bộ phận đại diện cho khách sạn, resort cung cấp tất cả thông tin, tiếp nhận phản hồi và giải quyết những phàn nàn. Dưới đây là những bộ phận nhỏ thuộc lễ tân:

1. Đặt phòng: khi nhận được thông tin đặt phòng từ khách hàng, bộ phận đặt phòng sẽ kiểm tra và xác nhận lại với khách hàng. 
2. Tiếp tân: bộ phận này giúp khách hàng check-in, check-out và giải quyết các vấn đề khi khách hàng thắc mắc hoặc ngay cả phàn nàn trong suốt thời gian ở tại khách sạn.
3. Thu ngân: vị trí này sẽ là bộ phận độc lập với lễ tân nếu ở khách sạn lớn (trên 4 sao), còn khách sạn nhỏ (1 – 3 sao) thì tiếp tân sẽ kiêm nhiệm. Bộ phận này sẽ thu những khoản chi phí mà khách sử dụng như dịch vụ lưu trú, giặt là, spa, xe đưa đón,…
4. Tổng đài: tiếp nhận các cuộc gọi đến khách sạn, nhận thông tin và thực hiện báo thức bằng cuộc gọi cho khách hàng khi có yêu cầu. Ở khách sạn lớn (trên 4 sao) thì mới có bộ phận này.

Vì đây là bộ phận tiếp xúc với khách hàng, nên họ sẽ hiểu khách hàng và luôn cần thiết trong mọi chiếc lược tiếp thị.

• Bộ phận buồng phòng

Đây là bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ cũng như trải nghiệm của khách hàng. Không chỉ họ chịu trách nhiệm ở trong căn phòng mà hầu hết các khu vực trong diện tích khách sạn.

Bộ phận buồng phòng sẽ gồm các vị trí như sau: Trưởng Bộ phận buồng phòng, Giám sát buồng phòng, Giám sát tầng, Giám sát vệ sinh công cộng, nhân viên điều phối, nhân viên buồng phòng, nhân viên giặt là, nhân viên đồng phục và đồ vải, nhân viên làm vườn, nhân viên vệ sinh công cộng, nhân viên cắm hoa, nhân viên phục vụ riêng cho khách VIP,…

• Bộ phận ẩm thực 

Bộ phận ẩm thực sẽ phục vụ nhu cầu ăn uống của khách hàng. Tùy vào quy mô khách sạn mà quy mộ bộ phận ẩm thực sẽ lớn hay nhỏ. Bộ phận ẩm thực đóng vai trò quan trọng trong việc đem lại trải nghiệm cho khách hàng cũng như góp phần không nhỏ vào doanh số, cùng thúc đẩy thương hiệu.

Bộ phận ẩm thực gồm: nhà hàng, đồ uống, tiệc, phòng tiệc.

Các vị trí trong bộ phận ẩm thức: Trưởng bộ phận ẩm thực, Quản lý nhà hàng, Giám sát nhà hàng, Tổ trưởng nhà hàng, Quản lý quầy bar, nhân viên phục vụ, nhân viên đón khách, nhân viên tiếp thực, nhân viên tiệc, nhân viên pha chế. 

• Bộ phận bếp

Nhiệm vụ của bộ phận bếp là chế biến món ăn ngon cho khách hàng. Bộ phận này cũng là một trong những bộ phận quan trọng trong trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn. 

Bộ phận có những thành phần sau: Bếp trưởng, thư ký bếp, bếp phó, đầu bếp chính, Bếp trưởng bếp bánh, đầu bếp bộ phận, tổ trưởng tổ bếp, tổ phó tổ bếp, nhân viên bếp, phụ bếp, trưởng bộ phận tạp vụ bếp, nhân viên tạp vụ.

• Bộ phận kinh doanh – tiếp thị

Bộ phận kinh doanh – tiếp thị đóng góp vào sự thành bại của khách sạn. Bộ phận này sẽ đề xuất chiến lược nhằm thu hút khách hàng với mục tiêu tăng doanh số và quảng bá thương hiệu. Cụ thể đưa dịch vụ của khách sạn ra bên ngoài thị trường qua các hoạt động marketing kết hợp bán hàng hợp lý.

Bộ phận kinh doanh – tiếp thị sẽ tìm kiếm khách hàng tiềm năng và biến họ thành khách hàng thân thiết và qua thời gian trở thành khách hàng trung thành. Không chỉ với khách hàng lẻ, mà bộ phận này cũng phải khai thác các khách hàng doanh nghiệp có thể liên kết hai bên cùng phát triển.

Các thành viên trong bộ phận: Giám đốc kinh doanh tiếp thị, thư ký phòng kinh doanh, nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng, nhân viên kinh doanh phụ trách khách tiệc, nhân viên marketing.

• Bộ phận tài chính – kế toán

Đóng vai trò kiểm soát tài chính khách sạn, bộ phận kế toán hỗ trợ  hoạch định chiến lược kinh doanh, tối ưu chi phí ở mức tốt nhất và quản lý rủi ro,… và thực hiện các nghĩa vụ với đơn vị trực thuộc nhà nước. 

Bộ phận tài chính – kế toán gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán giá thành, nhân viên kế toán đêm, thủ quỹ, nhân viên mua hàng, thủ kho, nhân viên thu ngân.

• Bộ phận hành chính – nhân sự

Bộ phận hành chính – nhân sự có nhiệm vụ chính là tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, lương thưởng và tổ chức lao động nhằm giúp khách sạn hoạt động ổn định nhờ lực lượng lao động chuyên nghiệp.

Các thành phần trong bộ phận này: trưởng phòng nhân sự, nhân viên nhân sự.

• Bộ phận kỹ thuật bảo trì

Trách nhiệm của bộ phận kỹ thuật bảo trì là bảo đảm hệ thống điện, nước, trang thiết bị máy móc,… hoạt động ổn định tại mọi thời điểm.

Các vị trí trong bộ phận kỹ thuật là: giám đốc bộ phận kỹ thuật, nhân viên điện, nhân viên kỹ thuật nước, thợ mộc, thợ sơn, nhân viên kỹ thuật điện lạnh, nhân viên nồi hơi.

• Bộ phận công nghệ thông tin

Bộ phận công nghệ thông tin sẽ tham mưu, quản lý và triển khai hệ thống công nghệ thông tin trong khách sạn. Gồm các công việc: Quản trị hệ thống website, hệ thống server; Quản lý hệ thống máy tính của văn phòng; Quản lý LAN nội bộ, Wifi; Quản lý (Cấu hình, Win, Repair) Computer, Printer,…; Quản lý Tổng đài, hệ thống Wifi, Kỹ thuật số Tivi, Âm thanh; Hỗ trợ nhân viên và khách hàng các vấn đề liên quan đến máy tính và mạng; Hỗ trợ Pr & Marketing cho Doanh nghiệp.

Bộ phận công nghệ thông tin gồm có các thành viên: trưởng bộ phận, nhân viên.

• Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh có trách nhiệm bảo vệ sự an toàn cho khách hàng, nhân viên của khách sạn. Bộ phận an ninh gồm có: Trưởng bộ phận an ninh, Nhân viên an ninh.

Trưởng bộ phận an ninh: điều hành đội ngũ nhân viên an ninh, phân công giám sát công việc, chịu trách nhiệm quản lý. Nhân viên an ninh: Kiểm soát người và tài sản, tuần tra giám sát, vận hành thiết bị an ninh, thiết bị PCCC theo sự phân công của trưởng bộ phận.

• Bộ phận thể thao và giải trí

Bộ phận thể thao và giải trí giúp khách sạn tạo ra những trải nghiệm dành cho khách hàng.

Các thành phần trong bộ phận thể thao và giải trí: Giám đốc bộ phận giải trí; Vũ trường, karaoke; Vật lý trị liệu spa; Thẩm mỹ viện, cắt tóc; Sòng bài; Biểu diễn nghệ thuật; Giám đốc bộ phận thể thao; Nhân viên cứu hộ; Thể thao nước, thuyền buồm, cano, lướt ván; Racket; Golf, sân tập golf; Phòng thể hình. 

HSSC | HOSPITALITY SOLUTIONS SAIGON CORPORATION

Địa chỉ: 173A Nguyễn Văn Trỗi, P.11, Q. Phú Nhuận,TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: (+84) 903.718.836 – 090.2623.066 | Email: info@hssc.vn

Website: https://hssc.vn/ | Facebook : HSSC Hospitality | Youtube : HSSC Hospitality