(+84) 903-718-836 info@hssc.vn

Quy Trình Check In, Check Out Khách Sạn Lễ Tân Nên Biết

Quy trình check-in và checkout đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo trải nghiệm của khách hàng tại khách sạn là thuận lợi, dễ dàng và tích cực, vì thế lễ tân của khách sạn phải hiểu được sự quan trọng của hai quy trình này. Dưới đây là một số điểm quan trọng về tầm quan trọng của quy trình check-in và checkout:

Check-In:

  1. Tạo Ấn Tượng Đầu Tiên:
  • Quy trình check-in là cơ hội để khách hàng có ấn tượng đầu tiên về khách sạn. Sự chuyên nghiệp và thân thiện trong quá trình này có thể tạo ra ấn tượng tích cực.
  1. Thiết Lập Mối Liên Kết:
  2. Quy trình check-in là thời điểm để thiết lập mối liên kết với khách hàng. Sự tận tâm và sẵn sàng giúp tạo ra một không gian chào đón và thoải mái.
  3. Xác Nhận Thông Tin:
  • Quy trình check-in giúp xác nhận thông tin đặt phòng và thông tin thanh toán, đảm bảo mọi thủ tục đều chính xác từ đầu.
  1. Cung Cấp Thông Tin Quan Trọng:
  • Cung cấp thông tin về dịch vụ và tiện ích của khách sạn giúp khách hàng tự tin hơn trong việc sử dụng các tiện nghi.
  1. Tạo Nền Tảng Cho Trải Nghiệm Tốt Hơn:
  • Một quy trình check-in suôn sẻ tạo nền tảng cho một trải nghiệm lưu trú tích cực. Nếu khách hàng bắt đầu chuyến đi của họ với sự hài lòng, có khả năng họ sẽ giữ lại và quay trở lại.

Checkout:

  1. Kết Thúc Lưu Trú Một Cách Tích Cực:
  • Quy trình checkout giúp kết thúc lưu trú của khách hàng một cách tích cực. Sự tận tâm và hiệu quả trong việc xử lý thanh toán là quan trọng để khách hàng rời khách sạn với ấn tượng tốt.
  1. Xử Lý Thanh Toán Nhanh Chóng:
  • Thanh toán nhanh chóng và hiệu quả giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và tạo ra một trải nghiệm checkout dễ dàng.
  1. Kiểm Tra Phòng Để Đảm Bảo An Toàn:
  • Quy trình checkout bao gồm việc kiểm tra phòng để đảm bảo không có vật dụng bị bỏ quên và phòng được bảo quản an toàn.
  1. Thu Nhận Phản Hồi:
  • Checkout là thời điểm khách hàng có thể chia sẻ ý kiến và phản hồi của họ. Việc thu nhận phản hồi là quan trọng để khách sạn có thể cải thiện dịch vụ.
  1. Tạo Cơ Hội Quay Lại:
  • Quy trình checkout là cơ hội để khách sạn tạo ấn tượng cuối cùng và tạo động lực cho khách hàng quay lại trong tương lai.
  1. Xử Lý Các Yêu Cầu Cuối Cùng:
  • Khách hàng thường có những yêu cầu cuối cùng trước khi rời khách sạn. Quy trình checkout cung cấp cơ hội để xử lý những yêu cầu này một cách chuyên nghiệp.

Tóm lại, quy trình check-in và checkout không chỉ là các bước hành chính mà còn là cơ hội để khách sạn tạo ra ấn tượng tích cực và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Sự chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả trong quy trình này đóng vai trò lớn trong việc tạo ra trải nghiệm lưu trú đáng nhớ.

Sau đây là quy trình checkout và checkin chi tiết mà các lễ tân ở khách sạn nên biết và áp dụng theo tùy theo môi trường làm việc của mình mà có thể linh động áp dụng để phù hợp với khách sạn và khách hàng của mình.

Quy trình check-in tại khách sạn bao gồm nhiều bước để đảm bảo rằng thông tin của khách hàng được xác nhận chính xác và họ có một trải nghiệm lưu trú suôn sẻ. Dưới đây là một quy trình chi tiết cho check-in tại khách sạn:

  1. Chào Đón và Nhận Diện Khách:
  • Nhân viên lễ tân chào đón khách một cách nhiệt tình và thân thiện. Đây là yếu tố quyết định về trải nghiệm của khách hàng sử dụng dịch vụ tại khách sạn của mình.
  • Yêu cầu khách hàng cung cấp giấy tờ nhận diện (thẻ căn cước, hộ chiếu) và xác nhận thông tin đặt phòng.
  1. Kiểm Tra Thông Tin Đặt Phòng:
  • Xác nhận thông tin đặt phòng, bao gồm loại phòng, số lượng người ở, thời gian lưu trú, và mọi yêu cầu đặc biệt.
  1. Xác Nhận Thông Tin Liên Hệ:
  • Xác nhận thông tin liên hệ của khách hàng, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại di động. Nếu cần thiết thì lễ tân hãy giải thích cho khách vì sao mình cần thông tin liên hệ này.
  • Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin thanh toán hoặc thẻ tín dụng để kiểm tra và tiền đặt cọc nếu có.
  1. Thực Hiện Quy Trình Đăng Ký:
  • Nhân viên lễ tân điền thông tin khách hàng vào hệ thống đăng ký của khách sạn.
  • Ghi chú mọi yêu cầu đặc biệt từ khách hàng, chẳng hạn như phòng không hút thuốc, giường đôi hay đơn, vv.
  1. Cung Cấp Thông Tin Về Dịch Vụ và Tiện Ích:
  • Giới thiệu về các dịch vụ và tiện ích có sẵn trong khách sạn, bao gồm nhà hàng, spa, phòng gym, và các hoạt động giải trí.
  1. Hướng Dẫn Về An Toàn và Chính Sách Khẩn Cấp:
  • Cung cấp thông tin về an toàn, bao gồm cách sử dụng cửa thoát hiểm, vị trí hộp cứu, và số điện thoại quan trọng trong trường hợp khẩn cấp.
  1. Gán Phòng và Cung Cấp Chìa Khóa/Thẻ:
  • Dựa trên thông tin đặt phòng, gán số phòng cho khách và cung cấp chìa khóa hoặc thẻ điện từ.
  • Hướng dẫn cách sử dụng chìa khóa hoặc thẻ điện từ để mở cửa phòng.
  1. Hướng Dẫn Đến Phòng:
  • Hướng dẫn khách hàng cách đi đến phòng của họ và giải thích vị trí của các tiện ích trong khu vực.
  1. Kiểm Tra và Điều Chỉnh Phòng (Nếu Cần):
  • Kiểm tra sự sạch sẽ và trang trí của phòng.
  • Đảm bảo rằng mọi thiết bị hoạt động đúng cách và cung cấp hướng dẫn sử dụng nếu cần thiết.
  1. Cung Cấp Thông Tin Về Thức Ăn và Dịch Vụ Phòng (Nếu Có):
  • Nếu khách hàng có dịch vụ phòng, giới thiệu về thực đơn và cách đặt dịch vụ.
  • Cung cấp thông tin về thời gian bữa ăn và các lựa chọn ẩm thực trong khách sạn.
  1. Hỏi Ý Kiến Phản Hồi và Cung Cấp Liên Lạc Khẩn Cấp:
  • Hỏi ý kiến phản hồi từ khách hàng về quá trình check-in và xác nhận rằng họ có mọi thông tin cần thiết.
  • Cung cấp số điện thoại liên lạc khẩn cấp và thông tin liên lạc của bộ phận lễ tân nếu khách hàng cần hỗ trợ.
  1. Kết Thúc Quy Trình Check-In:
  • Chúc mừng khách hàng về sự thành công của quy trình check-in và biểu thị sẵn sàng để giúp họ nếu cần thiết.
  • Khuyến khích khách hàng liên hệ bộ phận lễ tân nếu có bất kỳ vấn đề hoặc yêu cầu nào trong suốt thời gian lưu trú.

Quy trình chi tiết này giúp đảm bảo rằng check-in diễn ra một cách hiệu quả và khách hàng có được mọi thông tin cần thiết để có một trải nghiệm lưu trú tốt nhất.

Dưới đây là một quy trình chi tiết cho việc checkout tại khách sạn mà nhân viên lễ tân nên biết và áp dụng theo:

  1. Thông Báo và Xác Nhận:
  • Khách hàng thông báo ý định checkout và cung cấp chìa khóa phòng hoặc thẻ điện từ của mình cho nhân viên lễ tân.
  • Nhân viên lễ tân xác nhận thông tin với hệ thống đặt phòng và kiểm tra mọi dịch vụ hay chi phí bổ sung.
  1. Kiểm Tra Phòng và Hành Lý:
  • Kiểm tra phòng để đảm bảo không có thiệt hại và mọi vật dụng đều còn đầy đủ.
  • Hỗ trợ khách hàng với hành lý nếu cần.
  1. Kiểm Tra Dịch Vụ Phòng và Chi Phí:
  • Kiểm tra mọi dịch vụ phòng được sử dụng và chi phí liên quan.
  • Thông báo cho khách hàng về mọi chi phí bổ sung nếu có.
  1. Xác Nhận Thanh Toán và Phương Thức Thanh Toán:
  • Xác nhận với khách hàng về số tiền cần thanh toán và thông tin thanh toán đã được lưu trữ.
  • Nhận chìa khóa phòng hoặc thẻ điện từ từ khách hàng.
  1. Xử Lý Thanh Toán:
  • Thực hiện thanh toán cho khách hàng, sử dụng phương thức thanh toán đã được xác nhận.
  • Nếu có bất kỳ chi phí bổ sung nào, thông báo cho khách hàng và xử lý thanh toán đối với chúng.
  1. Cung Cấp Hóa Đơn và Tổng Kết:
  • Cung cấp hóa đơn chi tiết về chi phí lưu trú và các dịch vụ sử dụng.
  • Tổng kết chi phí cuối cùng và đảm bảo rằng khách hàng hiểu rõ mọi khoản thanh toán.
  1. Hỏi Ý Kiến Phản Hồi:
  • Hỏi ý kiến phản hồi từ khách hàng về trải nghiệm lưu trú của họ.
  • Ghi lại mọi ghi chú hoặc ý kiến khách hàng để cải thiện dịch vụ trong tương lai.
  1. Thu Hồi Thẻ Khách (Nếu Có):
  • Nếu khách hàng đã đặt cọc hoặc sử dụng thẻ tín dụng tạm thời, xác nhận và thu hồi thẻ.
  • Cung cấp hóa đơn hoặc giấy xác nhận thanh toán cuối cùng.
  1. Thông Báo về Dịch Vụ Tương Lai và Ưu Đãi:
  • Thông báo cho khách hàng về các chương trình khuyến mãi hoặc ưu đãi đặc biệt cho lần sau nếu có.
  • Cung cấp thông tin liên lạc nếu khách hàng muốn liên hệ sau này.
  1. Chào Tạm Biệt và Cảm Ơn:
  • Cảm ơn khách hàng về việc chọn lựa khách sạn và bày tỏ mong muốn gặp lại họ trong tương lai.
  • Chúc khách hàng một chuyến đi an toàn và thoải mái.
  1. Kiểm Tra Phòng Sau Checkout (Nếu Có):
  • Sau khi khách hàng rời khách sạn, kiểm tra phòng để đảm bảo không có vật dụng bị bỏ quên hoặc hỏng hóc.

Quy trình này giúp đảm bảo rằng việc checkout diễn ra thuận lợi và khách hàng rời khách sạn với ấn tượng tích cực về trải nghiệm của họ.

HSSC | HOSPITALITY SOLUTIONS SAIGON CORPORATION

Địa chỉ: 173A Nguyễn Văn Trỗi, P.11, Q. Phú Nhuận,TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

Điện thoại: (+84) 903.718.836 – 090.2623.066 | Email: info@hssc.vn

Website: https://hssc.vn/ | Facebook : HSSC Hospitality | Youtube : HSSC Hospitality

Bài viết liên quan

Xin chào bạn

Chưa tới 30 giây điền thông tin để xem slides giới thiệu tổng quan về chúng tôi nhé!