5 Giải pháp Công nghệ giúp Khách sạn hoạt động hiệu quả hơn

Điều hành một khách sạn không phải là một nhiệm vụ dễ dàng và các hoạt động của khách sạn vô cùng phức tạp, đó là lý do tại sao các công ty quản lý khách sạn bắt buộc phải cân bằng các thương hiệu và chủ đầu tư. Giữa việc quản lý giá và đặt phòng trên hàng chục kênh, giữ cho nhóm làm việc được đồng bộ trong nhiều ca làm việc, sắp xếp phòng dựa trên nhiều loại phòng khác nhau và quan trọng nhất là đảm bảo khách hàng hài lòng. Tổ chức tất cả các quy trình làm việc (SOP) và thực hiện tất cả các công việc hàng ngày như thế này rất dễ dẫn tới việc bị quá tải, vậy làm thế nào bạn có thể đảm bảo khách sạn của mình thành công? Với công nghệ khách sạn phù hợp, bạn có thể làm cho mọi bộ phận hoạt động hiệu quả hơn, giúp hợp lý hóa các hoạt động cơ bản của khách sạn và làm hài lòng khách hàng, và thậm chí tăng RevPAR (doanh thu từng phòng) của bạn.. Nếu không có nó, khách sạn của bạn có thể bị ảnh hưởng bởi đội ngũ nhân viên làm việc quá sức, khách không hài lòng và thậm chí là thiệt hại về vật chất. “Công nghệ khách sạn” nghe có vẻ phức tạp nếu bạn mới bắt đầu khám phá, vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích các giải pháp công nghệ có thể ngăn chặn những điều sai sót trong một số bộ phận của khách sạn.

1. Hợp lý & Đồng bộ hóa các trang web đặt phòng khách sạn

Du khách ngày nay đặt phòng trên hàng chục trang web đặt phòng khách sạn và quá trình đặt phòng vô cùng phức tạp. Một số sẽ đặt phòng trên trang web của khách sạn bạn và những người khác sẽ đặt trên các kênh OTA của bên thứ ba. Những người khác dựa vào các đại lý du lịch của họ để thay mặt họ đặt phòng. Một PMS khách sạn hiện đại như Jonas Chorum nằm ở trung tâm của các quy trình đặt phòng và đóng vai trò là nguồn tin cậy duy nhất của cơ sở kinh doanh của bạn đối với việc quản lý số lượng phòng. Nếu không có PMS hiện đại, bạn có nguy cơ kết nối kém với các hệ thống chính. Kết nối không tốt với quản lý kênh của bạn có thể dẫn đến đặt trước quá nhiều phòng so với lượng phòng hiện có và kết nối yếu với RMS có nghĩa là bạn có khả năng mất doanh thu do đặt giá không chính xác. PMS dựa trên nền tảng đám mây hiện đại như Jonas Chorum cũng giúp các bạn hợp tác trong việc đặt phòng . Bộ phận tổng đài (Call Center) có thể nhanh chóng truy cập và quản lý các đặt phòng hiện tại. Bộ phận kinh doanh (sales team) có thể kiểm tra xem phòng nào trống để có thể đặt cho các nhóm khách hàng mới. Nhân viên lễ tân sẽ sử dụng PMS để tạo các đặt phòng cho khách vãng lai vào phút cuối.

2. Tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên lễ tân với PMS đám mây (Cloud PMS)

Điều gì xảy ra nếu quầy lễ tân của bạn không có máy tính? Quá trình nhận phòng không chỉ tẻ nhạt mà còn có rất nhiều khả năng khiến qui trình check in bị sai. Làm thế nào một nhân viên lễ tân biết được phòng nào đang sạch để bán ? Làm thế nào họ biết về các yêu cầu đặc biệt từ khách? Họ sẽ tìm kiếm các thông tin hữu ích tại khu vực để giúp khách như thế nào? Một hệ thống phần mềm quản lý tốt không chỉ làm cho hoạt động cơ bản của khách sạn hiệu quả hơn cho đội lễ tân mà còn cho phép quy trình nhận phòng trở thành một phần tích cực trong trải nghiệm của khách. Và nếu bạn là người quản lý khách sạn, bạn biết rằng danh mục kiểm tra hàng ngày của người quản lý hoạt động khách sạn đã đủ dài rồi, do đó, một hệ thống phần mềm quản lý mạnh mẽ sẽ cho phép bạn tự động hóa hoặc hợp lý hóa một số trách nhiệm này.

Khi một vị khách bước lên quầy lễ tân để làm thủ tục, nhân viên lễ tân có thể sẽ hỏi tên để tiến hành thủ tục đặt phòng cho khách. Với hệ thống quản lý đã được thiết lập , nhân viên lễ tân có thể tìm thấy phòng đặt của khách chỉ trong vài cú nhấp chuột và xem ngay lịch sử, sở thích và chi tiết đặt phòng của khách. Từ đó, nhân viên lễ tân có thể kiểm tra khách ra hoặc vào, chuyển họ đến phòng mới, gia hạn thời gian lưu trú, thay đổi phương thức thanh toán và hơn thế nữa trong vài giây. Nếu không có công nghệ hoạt động đằng sau hậu trường, nhân viên của bạn sẽ dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính và giao tiếp đến mức họ sẽ không thể mang lại trải nghiệm tốt cho khách. Bạn sẽ giúp khách của mình thoát khỏi trải nghiệm lễ tân kém (cũng như tiết kiệm thời gian và năng lượng cho đội lễ tân) khi bạn triển khai phần mềm quản lý (PMS) trực quan và mạnh mẽ như Jonas Chorum.

3. Gắn kết các phòng ban với Phần mềm Phân tích Trí tuệ Doanh nghiệp

Quản lý tài chính của một khách sạn là một nhiệm vụ khá khó khăn ngay cả khi sử dụng công nghệ. Nếu phòng tài chính cần phải cộng tất cả các chi phí trả lương, chi phí điện nước, đơn đặt hàng đồ ăn và thức uống, v.v. theo cách thủ công, họ sẽ không bao giờ được nghỉ ngơi! Phần mềm tài chính không chỉ có thể giữ cho bộ phận tài chính của bạn tỉnh táo mà còn giúp bạn phát hiện ra các xu hướng có thể giúp khách sạn của bạn thất thoát tiền . Ngoại trừ nhân viên phòng tài chính , hầu hết nhân viên khách sạn đều không biết gì về quy trình thanh toán. Tuy nhiên, nhân viên tài chính biết mùa lập ngân sách tẻ nhạt như thế nào và tốn thời gian như thế nào để lập hóa đơn cho nhà cung cấp và quản lý bảng lương. Công nghệ tài chính tốt có thể giúp phòng kế toán của bạn thoát khỏi hàng núi công việc bằng cách tự động hóa bảng lương, tạo mẫu hóa đơn và thậm chí soạn báo cáo về các hoạt động tài chính của khách sạn. Thay vì theo dõi tất cả doanh thu và chi phí của khách sạn trong Excel, một hệ thống kế toán mạnh mẽ có thể tạo P&L chỉ bằng một cú nhấp chuột nhanh chóng. Trí tuệ kinh doanh không chỉ là quản lý doanh thu hoặc tài chính, mà còn là việc đưa các trưởng bộ phận vào một mái nhà tập trung với dữ liệu thời gian thực để trao quyền quản lý khách sạn hiệu quả và mang lại điểm số hài lòng cao cho khách.

4. Đặt Giá Phòng Thông minh hơn với các Công cụ Doanh thu

Để bán được mức giá cạnh tranh, bạn cần phải nắm bắt được hành vi của thị trường. Những ngày có nhu cầu cao là khi nào? Đối thủ cạnh tranh của bạn đang bán với mức giá nào? Vì tỷ giá thay đổi liên tục, nếu bạn phải thực hiện tất cả nghiên cứu này theo cách thủ công, các nhà quản lý doanh thu sẽ không bao giờ theo kịp. Phần mềm quản lý doanh thu thực hiện công việc khó khăn cho bạn bằng cách phân tích xu hướng thị trường để đề xuất mức giá tốt nhất cho khách sạn của bạn, điều này giúp bạn tránh lãng phí tiền bạc. Các công cụ quản lý doanh thu cung cấp các đề xuất tỷ giá dựa trên nhu cầu thị trường và tỷ giá của đối thủ cạnh tranh và có thể tự động cập nhật tỷ giá của bạn tự động, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Các hệ thống này đặc biệt hữu ích để đặt giá trong thời gian nhu cầu cao điểm (như các sự kiện đặc biệt), vì chúng giúp khách sạn của bạn tránh khỏi những lần đặt phòng giá thấp làm suy giảm chỉ số RavPar. Tất nhiên, các hệ thống này làm cho bạn đưa vào các qui tắc hạn chếvà không trùng lặp của mình , cho phép bạn tránh khỏi rủi ro như khi đặt giá bán quá thấp.

5. Tối đa hóa thời hạn sử dụng FF&E với công nghệ kỹ thuật

FF&E: Furniture, fixtures, and equipment (abbreviated as FF&E or FFE)

Nhóm bảo trì của bạn không thể phát hiện hết mọi sự rò rỉ hoặc thay thế mọi bóng đèn ngay khi nó bị hư. Nhóm kỹ thuật cần sự trợ giúp từ các bộ phận khác (đặc biệt là nhân viên phục vụ phòng và nhân viên lễ tân) và từ công nghệ để tiếp nhận, hành động và theo dõi các yêu cầu dịch vụ. Hãy tưởng tượng nếu một người quản gia nhận thấy bồn rửa chén bị rò rỉ trong phòng khách, báo cho nhân viên bảo trì ngay lập tức, nhưng nhân viên bảo trì bận rộn và quên mất nó? Một vài ngày sau, khách sạn của bạn có thể phải đối mặt với một số thiệt hại nước một cách tốn kém bởi vì bạn không có công nghệ sẵn sàng để theo dõi các vấn đề bảo trì – chưa kể đến trải nghiệm của khách sẽ bị kém đi.

Phần mềm kỹ thuật cho phép nhân viên khách sạn gửi yêu cầu sữa chữa để dịch vụ có thể được thực hiện bởi nhóm bảo trì, đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót hoặc quên. Nhóm kỹ thuật thậm chí có thể truy cập các hệ thống này từ điện thoại thông minh của họ, vì vậy nếu có yêu cầu dịch vụ khẩn cấp, thành viên có thể xử lý ngay lập tức. Các hệ thống này cũng theo dõi danh mục các yêu cầu tồn đọng, có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể quy trách nhiệm cho nhau và bạn có thể phân tích xu hướng để xem yêu cầu nào xảy ra thường xuyên hơn. Được trang bị kiến thức này, khách sạn của bạn có thể ở trong tình trạng hoàn hảo trong nhiều năm tới và khách sẽ không liên tục gọi cho lễ tân về chiếc bóng đèn chưa được thay thế trong ba ngày.

Bây giờ, chúng tôi hy vọng bạn hiểu công nghệ quan trọng như thế nào đối với các hoạt động cơ bản của khách sạn. Nhiệm vụ và trách nhiệm của người quản lý khách sạn đã đủ khó khăn mà còn phải chịu thêm căng thẳng về việc sữa chữa những thiếu xót để mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho khách (service recovery), doanh thu bị mất đi hoặc các vấn đề bảo trì thì quả thật quá sức. Bạn có thể ngăn ngừa thất bại trong việc mang lại trải nghiệm của khách hàng và các sai sót tiềm ẩn ở khối văn phòng bằng cách triển khai công nghệ khách sạn tốt cho phép bạn tổ chức, tự động hóa và hợp lý hóa các công việc. Bên cạnh việc giúp bạn tránh những trục trặc tiềm ẩn này, công nghệ tốt sẽ giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể suy nghĩ chiến lược và làm hài lòng khách hàng.

Tác giả:  Hotel Tech Report

Biên tập: Nam Pham | HSSC Hospitality

Hình minh hoạ: Internet Source

——————————————————————

Mời bạn đăng ký bản tin trong đường link này để luôn nhận được các thông tin mới nhất từ HSSC Hospitality!